Un déménagement n’a jamais été une mince affaire. Il est d’autant plus exigeant lorsqu’il s’agit d’une entreprise. Quel que soit le motif du déménagement, il est essentiel de bien se préparer pour que tout se passe sans déconvenues. Voici un guide pour vous aider à réussir votre déménagement d’entreprise si vous avez déjà trouvé des locaux pour votre nouveau siège.
Évaluer l’ensemble de vos besoins
Au prime abord, vous devez évaluer vos besoins en déménagement. Ces derniers dépendent de la taille du nouvel espace, de son emplacement, de la raison du déménagement, entre autres. En fonction de ces différents aspects, vous devez déterminer la nécessité ou non d’augmenter votre logistique. Vous pourrez aussi estimer le nombre et la qualité des matériels de déménagement d’entreprise requis.
Pour réussir cette étape, vous pouvez demander un devis en ligne ou directement auprès des prestataires. Vous aurez alors une idée assez claire des activités et du temps qui conviendront à votre déménagement pour fixer une date en conséquence.
Fixer une date de déménagement
Une des étapes clés d’un déménagement d’entreprise réussi est le choix de la date. C’est un travail assez délicat puisqu’on doit tenir compte des délais de préavis exigés (dans les textes de l’entreprise comme dans la loi) en cas de déménagement, notamment en cas de changement de siège. Il tient en compte aussi le temps de réponse de certains établissements (notamment financiers) et autres prestataires majeurs de l’entreprise (téléphonie, électricité, Internet…).
Compte tenu de tous ces enjeux, il est conseillé de compter au moins 180 jours (soit 6 mois) pour envisager un déménagement d’entreprise. Dans les cas extrêmes, vous pouvez déménager en 3 mois. Cela exigera de vous, cependant, d’entamer dans la foulée toutes les démarches afférentes.
Entreprendre toute démarche afférente
Une fois la date définie, vous devez entreprendre en urgence et en priorité toute démarche administrative et légale liée à la délocalisation de l’entreprise, au transfert de ses services, etc. Vous pouvez vous informer auprès des structures spécialisées pour savoir toutes les démarches nécessaires.
En même temps, il y a tout un travail de communication qui devra être effectué autour du changement et de l’emplacement de la nouvelle adresse, à l’endroit des collaborateurs, mais aussi des clients. C’est un travail en interne comme en externe.
Trouver la meilleure offre de déménagement
Pour ne rien chambouler, il est conseillé d’entreprendre la recherche de déménageurs après toutes les procédures administratives et légales, et seulement quand vous serez sûr de pouvoir déménager sans soucis avec les autorités et les prestataires.
Ce travail de recherche peut se faire en ligne ou directement auprès des sociétés et professionnels du déménagement. Recueillez autant d’offres que vous pouvez, puis comparez-les. Ensuite, pensez aussi à vérifier les avis d’anciens clients de chacun des prestataires en lice. Cela vous garantira de faire le meilleur choix, au meilleur prix.
S’organiser pour le transfert des données
Après toutes ses étapes, c’est le moment de faire les cartons : il faut s’organiser pour transférer toutes vos données. Pour les documents et autres dossiers papier, vous pouvez vous organiser avec votre personnel et des personnes de confiance pour tout emballer, conserver et transférer.
Les dossiers numériques (le cas échéant) exigent presque autant de travail. En effet, leur stockage en ligne est la meilleure option pour les récupérer à tout instant, peu importe le lieu. Il faudra, là aussi, trouver des personnes de confiance, des espaces (cloud) suffisants et sécurisés.
